جامعة الحديدة
المكتبات
الإدارة المالية والكتاب الجامعي

الإدارة المالية والكتاب الجامعي

1. قسم الإعداد والطلبات
  • إخطار كليات الجامعة وفروعها بموافاة الإدارة بمتطلباتها من الكتب والمراجع والدوريات التي تحتاجها.
  • يتلقى طلبات الكليات وفروعها المتضمنة احتياجاتها من الكتب.
  • متابعة استكمال الإجراءات القانونية المتعلقة بالطالبات وفق القواعد واللوائح المتبعة وإحالتها لقسم التزويد.
  • إحالة الطلبات المذكورة أنفا إلى لجنة شئون المكتبات.
  • إخطار الكليات التي تم نفاذها أو المقاربة للنفاذ من الكتب التي طلبتها مع توضيح الكمية المتبقية إن كان هناك باقي بموجب إشعار مخزني.
  • القيام بأي مهام أخرى يكلف بها.
2. قسم التزويد
  • إعداد قوائم بالكتب التي تحتاجها الجامعة وفروعها من الكليات والمكتبات بغرض إرسال هذه القوائم إلى دور النشر المحلية والعربية والأجنبية لمعرفة إمكانيتها بالتزويد والأسعار التي تحددها مع مراعاة عامل الوقت بالنسبة للكتب الدراسية حتى تصل قبل بدء العام الدراسي.
  • تلقي ردود دور النشر على القوائم الخاصة بالكتب المطلوبة منها وعرضها على اللجنة أو الجهة المختصة بالبت في استكمال إجراءات التزويد.
  • تلقي الإخطارات عن الكتب التي تم إفرازها والاشتراك في لجان فحص الكتب الواردة.
  • الاشتراك مع قسم المشتريات بمتابعة عملية التوريد وإجراءات التخليص الجمركي على الطرود الواردة من الخارج.
  • القيام بأي مهام أخرى يكلف بها.
3. قسم المشتريات
  • القيام بالإجراءات اللازمة لشراء الكتب وفق القواعد المالية السارية.
  • إرسال أوامر التوريد للناشرين لمتابعتها عن طريق قسم التوريد.
  • القيام بالتخليص الجمركي على الطرود الواردة من الخارج.
  • الاشتراك في لجان فحص الكتب الواردة.
  • إرسال قوائم بعناوين الكتب التي تم فحصها وإضافتها إلى الكليات المعنية بهذه الكتب أو المكتبة المختصة وصور منها لإدارة الكتاب الجامعي.
  • القيام بأي مهام أخرى.
4. قسم المخازن
  • استلام الكتب الواردة تحت الفحص والإخطار عنها أولاً بأول لاتخاذ الإجراءات اللازمة للفحص.
  • القيام بإضافة الكتب التي استكملت إجراءات الفحص في سجلات المخازن وترتيبها في الأماكن المعدة لها.
  • القيام بصرف الكتب وفقاً للنماذج المعدة لذلك لتسجيلها في سجلات الشطب أولاً بأول.
  • إرسال الكتب التي تعتبر كمراجع للمكتبات إلى قسم الفهرسة لفهرستها وتدوينها في سجلات خاصة برصيد المكتبة المركزية.
  • الاشتراك في مراجعة طلبات الكليات من الكتب والإرشاد عن الأرصدة الفعلية المتبقية في المخازن.
  • العمل على توفير المخازن اللازمة للكتب وكل ما تتطلبه من وسائل وقائية للتلف وغيرها.
  • إخطار إدارة الكتاب الجامعي بالكتب التي قاربت على النفاذ.
  • التقيد بكل ما يتعلق بإجراءات الفحص والإضافة والصراف والقواعد واللوائح الخاصة بالمخازن.
  • القيام بأي مهام أخرى.
5. قسم المبيعات
  • اقتراح سياسة البيع للطلاب.
  • إشعار كل كلية بمكان وزمان بيع الكتب المتعلقة بطلابها.
  • الإشراف على وحدات بيع الكتب للطلاب في الكليات.
  • عمل قوائم بالمبيعات من الكتب المرسلة إلى وحدات الكتاب بالكليات.
  • القيام بأي مهام أخرى.